総 会 


マンションは、共同生活に対する意識の相違、多様な価値観を持った区分所有者の集合体であり、
その合意形成(最高意思決定機関である総会決議)のあり方が重要になります。
            
建物等(共用部分等)の管理に関することは、原則、この総会の決議によって決定されます。   

<保存行為>――損壊部分の修繕等、財産の現状維持に必要な一切の行為 ・・(総会決議も可)
<利用行為>――集会室の時間貸し等、その性質を利用して収益をあげる等・・普通決議
<改良行為>――物の性質を変えないで、その価値を高める・・・・・・・・・普通決議
<変更行為>軽微変更――その形状又は効用の著しい変更を伴わないもの・・・普通決議
      重大変更
――その形状又は効用の著しい変更を伴うもの・・・・・特別決議
 * 上記普通決議事項は、管理規約で別段の定めができます。

理事会の役割(標準管理規約より)
最高意思決定機関である総会に提案できるのは、理事会です。
理事会は、総会において、スムーズな運営と適正な判断が行われるため、管理規約の規定に基づき、又、事前に必要な資料等を整備する等の配慮が必要です
。 
 * 理事会の決議事項(第54条抜粋)
 一 収支決算案、事業報告案、収支予算案及び事業計画案
 二 規約及び使用細則等の制定、変更又は廃止に関する案

 三 長期修繕計画の作成又は変更に関する案
 四 その他の総会提出議案
 ・
 ・

ところで、
理事会で決定し、総会へ提案した議案に対して、その総会において、理事が反対することは??


標準管理規約第37条(役員の誠実義務等)第1項
に以下の規定があります。           
役員は、法令、規約及び使用細則その他細則(以下「使用細則等」という。)並びに総会及び理事会の決議に従い、組合員のため、誠実にその職務を遂行するものとする。」       



総会では何を決議するのか??

 
<総会での決議事項>(標準管理規約より)

※ 第47条関係
・規約の制定、変更又は廃止
・敷地及び共用部分等の変更(その形状又は効用の著しい変更を伴わないものを除く。)
・区分所有法第58条第1項、第59条第1項又は第60条第1項の訴えの提起
・建物の価格の2分の1を超える部分が滅失した場合の滅失した共用部分の復旧
・その他総会において本項の方法により決議することとした事項

※ 第48条関係 
・収支決算及び事業報告
・収支予算及び事業計画
・管理費等及び使用料の額並びに賦課徴収方法
・規約及び使用細則等の制定、変更又は廃止
・長期修繕計画の作成又は変更
・第28条第1項に定める特別の管理の実施並びにそれに充てるための資金の借入れ及び修繕積立金の取崩し
・第28条第2項に定める建物の建替えに係る計画又は設計等の経費のための修繕積立金の取崩し
・修繕積立金の保管及び運用方法
・第21条第2項に定める管理の実施
・区分所有法第57条第2項及び前条第3項第三号の訴えの提起並びにこれらの訴えを提起すべき者の選任
・建物の一部が滅失した場合の滅失した共用部分の復旧
・区分所有法第62条第1項の場合の建替え
・役員の選任及び解任並びに役員活動費の額及び支払方法
・組合管理部分に関する管理委託契約の締結
・その他管理組合の業務に関する重要事項

上記は、標準管理規約の規定ですが、皆さんの管理規約にもこれらと同様の規定があれば、
総会決議事項であり、理事会において、理事会決議を経て総会に提案する必要があります。



総会運営 (総会は、どのように行うのか??)
 

まず、総会運営等の関連する規定を確認
(以下、標準管理規約より、通常総会の場合の規定を抜粋)

①総会は、理事長が招集する
②総会の議長は、理事長が務める
③総会の招集は、少なくとも会議の開く日の2週間前に通知を発する
④組合員は、書面(議決権行使書)又は代理人によって議決権を行使することができる
⑤組合員及び代理人は、代理権を証する書面(委任状)を理事長に提出しなければならない
⑥総会の会議は、議決権総数の半数以上を有する組合員が出席しなければならない
⑦総会の議事は、出席組合員の議決権の過半数で決する
⑧次の各号に掲げる事項に関する総会の議事は、前項にかかわらず、組合員総数の4分の3以上及び議決権総数の4分の3以上で決する。(規約の制定、変更又は廃止等)
⑨建替え決議は、組合員総数の5分の4以上及び議決権総数の5分の4以上で決する。
⑩書面又は代理人によって議決権を行使する者は、出席組合員とみなす。
⑪総会においては、第43条第1項によりあらかじめ通知した事項についてのみ、決議することができる。


上記、議決権行使に関する平成23年7月改正の標準管理規約第46条関係コメントの以下抜粋

書面による議決権の行使とは、総会には出席しないで、総会の開催前に各議案ごとの賛否を記載した書面(いわゆる「議決権行使書)を総会の招集者に提出することである。他方、代理人による議決権の行使とは、代理権を証する書面(いわゆる「委任状)によって、組合員本人から授権を受けた代理人が総会に出席して議決権を行使することである。このように、議決権行使書と委任状は、いずれも組合員本人が総会に出席せずに議決権の行使をする方法であるが、議決権行使書による場合は組合員自らが主体的に賛否の意思決定をするのに対し、委任状による場合は賛否の意思決定を代理人に委ねるという点で性格が大きく異なるものである。組合員の意思を総会に直接反映させる観点からは、議決権行使書によって組合員本人が自ら賛否の意思表示をすることが望ましく、そのためには、総会の招集の通知において議案の内容があらかじめなるべく明確に示されることが重要であることに留意が必要である。

代理人による議決権の行使として、誰を代理人とするかの記載のない委任状(いわゆる「白紙委任状)が提出された場合には、当該委任状の効力や議決権行使上の取扱いについてトラブルとなる場合があるため、そのようなトラブルを防止する観点から、例えば、委任状の様式等において、委任状を用いる場合には誰を代理人とするかについて主体的に決定することが必要であること、適当な代理人がいない場合には代理人欄を空欄とせず議決権行使書によって自ら賛否の意志表示をすることが必要であることが必要であること等について記載しておくことが考えられる。


上記は、一言で言うと総会においては、自らの判断意思を表示することが必要であり、出席できない場合は、「議決権行使書」を利用すること、また、組合員自ら判断できるように理事会は、通知書に議案の内容をわかりやすく、また、その説明にも十分配慮する必要があるということです。


 議案の説明文については、以下の項目が必要になります。
 
 1.提案の必要性や有効性

 2.費用等の金額や予算化、支出方法等
 3.業者等の選定場合は、その選定方法や根拠等
 4.理事会付託としたい項目がある場合等は、その旨、明確に
 5.区分所有者の意見が反映されることも重要

以下、あるマンションの大規模修繕工事に関する最終提案(議案の参考例)


第1号議案 大規模修繕工事の実施等に関する件

①目的及び経過
平成23年、24年の総会承認の上、大規模修繕工事専門委員会(以下「修繕委員会」という。)を設置し、工事の進め方として、設計監理方式を採用し、コンサルタントの選定を行い、建物診断の実施から改修設計及び仕様並びに設計見積金額等の検討、さらに同一改修仕様による見積比較等から施工業者の選出について、修繕委員会から答申を受け、理事会として審議・承認し、また、これらに関して、本年    日に当マンション建物の劣化状況及びその改修の必要性並びに改修方法についての説明会を開催しました。

上記の通り、来春着工に向け、大規模修繕工事実施案を取りまとめることが
できたと考え、本総会に提案するに至りました。 (説明会用資料「修繕委員会活動報告」もご確認ください。)

②工事種目とその概要
※ 工事種目・・・
① 屋上改修(防水等)工事         ② 外部(外壁等)改修工事
③ シーリング工事             ④ バルコニー改修工事
⑤ 内部(共用廊下・階段室)改修工事    ⑥ 管理棟外部改修工事
⑦ その他関連工事
※ 工事内容・・・(説明会資料「項目別調査結果及び改修提案」をご確認ください。)
※ アフターケア (保証)・・・
10年間・・リーマンデカデックス、下地補修(修繕部欠落・漏水)、タイル(浮き・剥離)、外壁塗装(剥離・著しい変・退色)、アスファルト防水(屋上)の各工事
5年間・・ウレタン防水(バルコニー床)、シーリング防水の各工事
2年間・・鉄部塗装工事、その他工事

③工事予算
工事予算は、上記施工業者からの見積額の     万円(端数切上)と予備費   万円を予算計上とする。
 工事総額           万円(税込み)
支払い条件  本改修工事終了後、翌月一括銀行振込み

工事費の支出は、修繕積立金を取り崩して充当する。

④工事施工会社
選定に関しては、見積参加業者を公募し、応募業者から見積提出業者を絞り込み、同一改修仕様による見積比較を行った後、3社(1社辞退)からプレゼンテーションを受け、下記業者としました。
(選定の経緯は、説明会用資料「修繕委員会活動報告」をご確認ください。)
     札幌市                    
     ・・・・・・・・・・株式会社 
  
   TEL 011-   -      

⑤工事期間(予定)
平成25年  月  日 から平成25年  月  日頃
(ただし、来春の残雪の状況により、可能な限り3月中旬の着工としたい。)
工事時間は、原則、日曜・祝日以外の午前8時 午後5時30分(片付け終了午後6時)
(ただし、工事進捗状況により、変更の場合があり、その際、事前に連絡いたします。)

⑥工事監理
  ・・・一級建築士が、引き続き工事監理を行う。

⑦理事会及び大規模修繕工事委員会への一任事項
工事実行段階において、やむを得ない工事範囲及び工事仕様の変更、追加項目、色彩計画(原則、現状色)等の細部の決定について、以下としたい。
・追加費用の支出が必要となる場合は、理事会
・追加費用の支出が必要とならない場合は、修繕委員会
なお、修繕委員会での決定事項は、必ず理事会に報告をすることとします。

以上、上記に関し、今後のマンション建物等の維持、良好な住環境の確保のため、大規模修繕工事を実施したく、  月  日開催の説明会用として、配付しました資料もあわせてご確認いただき、本案、ご承認いただきたく、お願いいたします。

大規模修繕工事には、組合員及び居住者皆様のご協力が必要になります。
本件、ご承認後、施工会社と請負契約を行い、工事実施の準備である仮設事務所や資材置き場の設置場所、駐車場の有効利用等、また、より具体的な工事工程、防犯対策等に関して、理事会及び修繕委員会、コンサルタント、施工業者において、再検討を行い、その決定事項及び組合員の皆様のバルコニー内私物の整理、駐車場の移動等のご協力依頼及び生活環境の変化、防犯・安全対策への注意事項に関する説明会を開催いたします。

 

委任状と議決権行使書の取扱いについて

*白紙委任状の提出された場合の取り扱い
 有効な委任状として、提出された管理者等において、適宜処理(賛成)することができる
*委任状未提出の場合は賛成とみなす
 このような通知も取り扱いも違法であり効力もありません
*委任状の受任者欄にあらかじめ理事長名が印刷されている
 違法ではないが、誤解を招く場合もあり、避けることが賢明です 



以下、議決権行使書の利用にために、総会通知に記載する案内文の参考例として

<議決権行使にあたって>
 議決権行使は、出席、代理人及び書面(当規約第  条第 項)にて行使することができます。
 別紙、議決権行使の通知書面を用意しましたので、ご利用くださいますようお願いいたします。

 記入にあたっては、通知書面の①②③のいずれかをご選択してください。
残念ながら出席できない場合には、及びのいずれかを選択し、の場合には、代理人について記入し、またの場合には、議案ごとに賛成・反対のいずれかに押印してください。
 
特に、の場合、代理人は、当管理規約第  条第 項より、組合員と同居する者(例、配偶者等)、他の組合員若しくはその組合員と同居する者又はその組合員の住戸を借り受けた者と規定されていますので、ご注意ください。①②③の内、選択したものにのみ組合員ご自身の部屋番号、氏名を記入、押印をお願いいたします。

 議決権の行使は、組合員の権利ですので残念ながら、ご出席できない場合は、③の議決権行使書をご利用いただき、ご自身のご判断をお示しくださいますようお願いいたします。
上記通知書は、集計上、切り離さず 月  日( )までに   へご郵送またはご持参してください。



以下、議決権行使書の参考例
議決権行使書(PDF)



総会は、どのように進めるのか? 以下、総会進行要領 参考例
総会進行要領(PDF)




 
<総会議事録>
(議事録の作成、保管等・・標準規約)

第49条 
1 総会の議事については、議長は、議事録を作成しなければならない。

2 議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、議長及び議長の指名する2名の総会に出席した組合員がこれに署名押印しなければならない。
3 理事長は、議事録を保管し、組合員又は利害関係人の書面による請求があったときは、議事録の閲覧をさせなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。
4 理事長は、所定の掲示場所に、議事録の保管場所を掲示しなければならない。


そして、総会で適正に決定した決議事項は、


区分所有者は、円滑な共同生活を維持するため、この規約及び総会の決議を誠実に遵守しなければならず、
また同居する者にも遵守させなければならない。(標準規約第3条要約)
 

総会に関する業務(議案や総会通知書の作成やチェック等)もマンション管理士に相談ください。
(なお、議案作成は、理事会での決議内容や経過等の把握が必要です。)



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