管理組合と個人情報保護法

(管理組合役員として、ちょっと知っておきたい条文・条項を抜粋)

 

     マンションの管理組合は、個人情報取扱事業者に該当するか?

マンションの管理組合が個人情報取扱事業者かどうかは、個人情報保護法第2条(定義)より、個人情報データベース等を構成する個人情報によって識別される特定の個人の数が5,000人を超えるかでどうかであり、一般的なマンションの管理組合は、該当しないことになります。
また、管理会社によっても個人情報数が5,000人に至らない場合も考えられます。
 

    「個人情報保護に関する法律」は、どのような場合でも個人情報を公表、提供してはならないか?    

人情報保護法第16条及び第23条より、管理組合が管理会社に管理業務を委託する場合、組合員の個人情報(氏名・銀行為口座等)を提供することになるが、組合員の同意は、必要ありません。 

ちなみに

国土交通省が公表している「マンション標準管理指針」には、災害時等から居住者の生命・身体・財産を守ることも管理組合の業務として、位置付けられ、防災対策の望ましい対応として、以下の実施が挙げられています。
@ 災害時に必要となる道具・備品・非常食類の備蓄              
A 高齢者等が入居する住戸を記した防災用名簿の作成
                  
B 災害発生時における居住者の安否確認体制の整備              
C 災害発生時における被害状況・復旧見通しに関する情報の収集・提供体制の整備

組合業務の防災対策には、防災用名簿の作成と整備が急務であり、この名簿は、個人情報保護に関連しており、災害発生時における居住者の安否確認に必要であり、消防、警察等への情報提供が必要になります。 

この場合、

個人情報保護法第16条及び第23条より、緊急でやむを得ない「人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合」、情報の公開は、本人の同意を得る必要は、ありません。
(生命、身体、財産の保護が優先されます。)
 

防災用名簿には、一般的な居住者名簿の他に、緊急連絡先、災害時等の避難の援助の必要性、かかりつけの病院等の情報も必要と思います。
組合員名簿と居住者名簿、防災用名簿を区別する必要があり、その管理・保管は、十分注意する必要があります。
(防災用名簿は、居住者名簿を兼務できます。)

最近、居住者名簿の整備が難しい場合や集合ポストに氏名を表示しないケースが多くあり、個人情報保護に過剰反応していると思われます。
マンションの居住者の把握は、管理組合運営上必要でもあり、管理組合が個人情報取扱事業者に該当しないとしても管理会社に情報提供している現状、役員は、
法の趣旨の理解と尊重する必要があります。 




以下、ちょっと知っておきたい条文、条項です。

第2条(定義)
個人情報とは・・生存する個人の情報であって当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの

個人情報データベース等とは・・個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるもの

・特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
・特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして政令で定めるもの

<上記政令で定めるもの> 政令第507号
上記に含まれる個人情報を一定の規則に従って整理することにより特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成した情報の集合物であって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの

個人情報取扱事業者とは・・次に掲げる者を除く、個人情報データベース等を事業の用に供している者
@国の機関  A地方公共団体  B独立行政法人等  C地方独立行政法人 Dその取り扱う個人情報の量及び利用方法からみて個人の権利利益を害するおそれが少ないものとして政令で定める者

<上記政令で定めるもの> 政令第507号
その事業の用に供する個人情報データベース等を構成する個人情報によって識別される特定の個人の数(当該個人情報データベース等の全部又は一部が他人の作成に係る個人情報データベース等で個人情報として氏名又は住所若しくは居所(地図上又は電子計算機の映像面上において住所または居所の所在の場所を示す表示を含む。)若しくは電話番号のみが含まれる場合であって、これを編集し、又は加工することなくその事業の用に供するときは、当該個人情報データベース等の全部又は一部を構成する個人情報によって識別される特定の個人の数を除く。)の合計が過去六月以内のいずれの日においても五千を超えない者とする。

個人データとは・・ 個人情報データベース等を構成する個人情報 

保有個人データとは・・個人情報取扱事業者が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして政令で定めるもの又は一年以内の政令で定める期間以内に消去することとなるもの以外のものをいう。

<上記政令で定めるもの> 政令第507号
@当該個人データの存否が明らかになることにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶ恐れがあるもの
A該個人データの存否が明らかになることにより、違法又は不法な行為を助長し、又は誘発する恐れがあるもの
B当該個人データの存否が明らかになることにより、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれがあるもの

C当該個人データの存否が明らかになることにより、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれがあるもの

第3条(基本理念)
個人情報は、個人の人格尊重の理念の下に慎重に取り扱われるべきものであることにかんがみ、その適正な取扱いが図らなければならない。

個人情報取扱事業者
(管理組合として留意する事項、管理会社は遵守すべき事項)

第15条(利用目的の特定)
・個人情報取扱事業者は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的(以下 「利用目的」という。)をできる限り特定しなければならない。
・個人情報取扱事業者は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。

第16条(利用目的による制限)
・個人情報取扱事業者は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。
・個人情報取扱事業者は、合併その他の事由により他の個人情報取扱事業者から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱ってはならない。
・前二項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
@法令に基づく場合
A人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
B公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
C国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

第17条(適正な取得)
個人情報取扱事業者は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。

第19条(データ内容の正確性の確保)
個人情報取扱事業者は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めなければならない。

第20条(安全管理措置)
個人情報取扱事業者は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。

第21条(従業者の監督)
個人情報取扱事業者は、その従業者に個人データを取り扱わせるに当たっては、当該個人データの安全管理が図られるよう、当該従業者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。

第22条(委託先の監督)
個人情報取扱事業者は、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。

第23条(第三者提供の制限)
個人情報取扱事業者は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。
@法令に基づく場合
A人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
B公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
C国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

第24条(保有個人データに関する事項の公表等)
個人情報取扱事業者は、保有個人データに関し、次に掲げる事項について、本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。)に置かなければならない。
@当該個人情報取扱事業者の氏名又は名称
Aすべての保有個人データの利用目的(第十八条第四項第一号から第三号までに該当する場合を除く。)
B次項、次条第一項、第二十六条第一項又は第二十七条第一項若しくは第二項の規定による求めに応じる手続(第三十条第二項の規定により手数料の額を定めたときは、その手数料の額を含む。)
C前三号に掲げるもののほか、保有個人データの適正な取扱いの確保に関し必要な事項として政令で定めるもの

上記条文等は、個人情報保護法の抜粋です。





トップへ戻る